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Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ?

Le 04 décembre 2015

Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l'exercice de son activité doit être conservé pendant certaines durées minimales (même si rien ...

Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l'exercice de son activité doit être conservé pendant certaines durées minimales (même si rien n'empêche l'entreprise de l'archiver plus longtemps, sauf s'il contient des données personnelles). Ces délais de prescription, pendant lesquels l'administration peut mener des contrôles à posteriori, varient en fonction de la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s'y rapportent.

I. Documents civils et commerciaux
     

  

Type de document

  
  

Durée de conservation

  
  

Texte de référence

  

Contrat ou   convention conclu dans le cadre d'une relation commerciale, correspondance   commerciale

5 ans

art.   L.110-4 du code de commerce

Garantie   pour les biens ou services fournis au consommateur

2 ans

art.   L.137-2 du code de la consommation

Contrat   conclu par voie électronique (à partir de 120 €)

10 ans

à partir de la livraison ou de la prestation

art.   L.134-2 du code de la consommation

Contrat   d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers

30 ans

art. 2227   du code civil

Document   bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...)

5 ans

art.   L.110-4 du code de commerce

Document   de transport de marchandises

5 ans

art.   L.110-4 du code de commerce

Déclaration   en douane

3 ans

art. 16 du   règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992

Police   d'assurance

2 ans

à partir de la résiliation du   contrat

art.   L.114-1 du code des assurances

Document   relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et   modèle)

5 ans

à partir de la fin de la protection

art. 2224   du code civil

Dossier   d'un avocat

5 ans

à partir de la fin du mandat

art. 2225   du code civil


II. Pièces comptables
    

  

Type de document

  
  

Durée de conservation

  
  

Texte de référence

  

Livre et   registre comptable : livre journal, grand livre, livre d'inventaire...

10 ans

à partir   de la clôture de l'exercice

art.   L.123-22 du code de commerce

Pièce   justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture   client et fournisseur...

10 ans

à partir   de la clôture de l'exercice

art.   L.123-22 du code de commerce

 


III. Documents fiscaux

Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

 

Par exemple, les éléments concernant les revenus de 2013, déclarés en 2014, doivent être conservés jusqu'à fin 2019.

     

  

Type d'impôt

  
  

Durée de conservation

  
  

Texte de référence

  

Impôt sur   le revenu et sur les sociétés

6 ans

art. L.102   B du livre des procédures fiscales

Bénéfices   industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et   bénéfices agricoles (BA) en régime réel

6 ans

art. L.102   B du livre des procédures fiscales

Impôts sur   les sociétés pour l'EIRL, des sociétés à responsabilité   limitée (exploitations agricoles, sociétés d'exercice libéral)

6 ans

art. L.102   B du livre des procédures fiscales

Impôts   directs locaux (taxes foncières, contribution à l'audiovisuel public)

6 ans

art. L.102   B du livre des procédures fiscales

Cotisation   foncière des entreprises (CFE) et CVAE

6 ans

art. L.102   B du livre des procédures fiscales

Taxes sur   le chiffre d'affaires (TVA   et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions   d'assurance...)

6 ans

art. L.102   B du livre des procédures fiscales

 

 Attention :
 
Les délais sont portés à 10 ans, en cas d'activité occulte : fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite...

IV. Documents sociaux (société commerciale)

     

  

Type de document

  
  

Durée de conservation

  
  

Texte de référence

  

Statuts   d'une société, d'un GIE   ou d'une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts)

5 ans

à partir de la perte de   personnalité morale (ou radiation du RCS)

art. 2224   du code civil

Compte   annuel (bilan, compte de résultat, annexe...)

10 ans

à partir de la clôture de   l'exercice

art.   L.123-22 du code de commerce

Traité de   fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la   société absorbée)

5 ans

art. 2224   du code civil

Registre   de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement.   Registre des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration.

5 ans

à partir de la fin de leur   utilisation

art. 2224   du code civil

Feuille de   présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d'administration.   Rapport des commissaires aux comptes.

3 derniers   exercices

art.   L.225-117 du code de commerce


V. Gestion du personnel

     

  

Type de document

  
  

Durée de conservation

  
  

Texte de référence

  

Bulletin   de paie (double papier ou sous forme électronique)

5 ans

art.   L.3243-4 du code du travail

Registre   unique du personnel

5 ans

à partir du départ du salarié

art.   R.1221-26 du code du travail

Document   concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de   tout compte, régimes de retraite...

5 ans

art. 2224   du code civil

Document   relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires

3 ans

art.   L.244-3 du code de la sécurité sociale et art. L.169 A du livre des   procédures fiscales

Comptabilisation   des jours de travail des salariés sous convention de forfait

3 ans

art.   D.3171-16 du code du travail

Comptabilisation   des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation

1 an

art.   D.3171-16 du code du travail

Observation ou mise en demeure de   l'inspection du travail

Vérification et contrôle du CHSCT

5 ans

art. D.4711-3 du code du travail

Déclaration d'accident du travail auprès de   la caisse primaire d'assurance maladie

5 ans

art. D.4711-3 du code du travail

 

 

 

(Sources : Service public.fr)




 









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