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Mise à jour des nouvelles règles de facturation (10/2013)

Le 20 janvier 2014

L'article 62 de la loi 2012-1510 du 29 décembre 2012(3e loi de finances rectificative pour 2012) a transposé en droit interne la directive 2010/45/UE du 13 juillet 2010 qui a ...

L'article 62 de la loi 2012-1510 du 29 décembre 2012(3e loi de finances rectificative pour 2012) a transposé en droit interne la directive 2010/45/UE du 13 juillet 2010 qui a modifié la directive TVA en ce qui concerne les règles de facturation.

Deux décrets et un arrêté ont ensuite apporté des précisions en ce qui concerne notam­ment les mentions obligatoires devant figurer sur les factures, le mandat de facturation et les modalités des factures électroniques. L'administration a, le 18 octobre 2013, mis à jour sa doctrine pour tenir compte de l'ensemble de ces textes.

 

n Mentions obligatoires

 

Les nouvelles mentions obligatoires sont, les suivantes :

ð  En ce qui concerne le bénéfice d'un régime d'autoliquidation, quel qu'il soit, il y a lieu désormais d'indiquer sur la facture non plus la référence à la disposition applicable, mais la seule mention « Autoliquidation » ;

 

ð  En cas d'application d'un régime de la marge, devra figurer sur la facture, selon le cas

- la mention «. Régime particulier –agences de voyages »,

- la mention « Régime particulier – Biens d'occasion »,

- la mention « Régime particulier – Objets d'art »

ou

- la mention « Régime particulier – Objets de collection et d'antiquité D »

 

ð  dans le cas où l'acquéreur des biens ou le preneur du service émet la facture à la place du fournisseur ou du prestataire, il y a lieu d'indiquer la mention rAutofacturation

n Mandat de facturation

 

L'article 289, 1-2 du CGI reconnaît expressément la possibilité pour les fournisseurs de confier l'établissement matériel de leurs factures à un tiers (sous-traitance de la facturation) ou à leur client (Autofacturation).

 

Les modalités d'application du mandat de facturation sont fixées par l'article 242 nonies de l'annexe 11 au CGI tel que modifié par l'article 1 du décret 2013-346 du 24 avril 2013 (lequel a modifié notamment les exigences en matière de forme du mandat).

 

Les conséquences du mandat de facturation sont, quant à elles, inchangées, le fournisseur conservant l'entière responsabilité de ses obligations en matière de facturation et de ses consé­quences au regard de la TVA.

 

Nous vous demandons de nous contacter pour vous assister dans la mise en place du mandat de facturation, si vous le souhaitez.

nFactures électroniques

Depuis le 1er janvier 2013, l'assujetti qui désire transmettre ses factures sous forme électronique peut recourir non seulement à la transmission de factures sous forme de message structuré (échange de données informatisées, EDI(et à la signature électronique (fondée sur un certificat délivré par un prestataire de services de certification dûment habilité), mais également à toute solution technique autre, sous réserve, dans ce dernier cas, de mettre en place des contrôles documentés et permanents pour établir une piste d'audit fiable entre la facture émise ou reçue et l'opération qui en est le fondement (CGI art. 289, VII). De tels contrôles sont également nécessaires pour les factures papier.

L'objectif est de garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité d'une facture à compter du moment de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation (sous réserve des précisions apportées en matière de stockage). Nous reproduisons ci-après les précisions les plus intéressantes apportées par l'administration.

 

  1. A.   Dispositions communes aux différentes procédures de facturation électronique

 

1. Définitions

 

En application du VI de l'article 289 du CGI, une facture électronique est une facture, ou un flux de factures, créée, transmise, reçue et archivée sous forme électronique, quelle qu'elle soit.

Ainsi, pour qu'une facture soit une facture électronique, l'intégralité du processus de facturation doit être électronique.

 

Par conséquent, une facture initialement conçue sur support papier puis numérisée, envoyée et reçue par courrier électro­nique ne constitue pas une facture électronique mais une facture papier.

De la même façon, une facture créée sous forme électronique qui est envoyée et reçue sous format papier ne constitue pas une facture électronique.

Il est rappelé, par ailleurs, qu'une facture initialement reçue sur support papier puis numérisée pour être archivée sous forme électronique ne constitue pas une facture d'origine au sens de l'article 286 du CGl et de l'article 289 du CGI, quand bien même le document archivé serait sécurisé au moyen d'une signature électronique.

 

Toutefois, jusqu'au 31 décembre 2014, une facture créée sur papier. puis numérisée pour être envoyée et reçue de façon électronique (par courriel ou réseau sécurisé) sera considérée comme une facture électronique sous réserve du respect des conditions cumulatives suivantes par l'émetteur :

 

. la facture numérisée devra être sécurisée au moyen d'une signature électronique quelles que soient les caractéristiques de cette dernière ;

. l'émetteur de la facture devra conserver la facture sous les deux formats, papier et électronique.

 

Le récepteur de la facture sera, pour sa part, considéré comme ayant reçu une facture électronique. Il devra donc conserver la facture ainsi reçue uniquement sous format dématérialisé (BOI-TVA-DECLA-30-20-30-10 nos 70 à 90).

 

 

Conformément au V de l'article 289 du CGI, l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation.

Par authenticité de l'origine de la facture, il faut entendre l'assurance de l'identité du fournisseur ou de l'émetteur de celle-ci.

Tant le fournisseur que le client ont l'obligation d'assurer l'authenticité de l'origine d'une facture.

Le fournisseur doit pouvoir établir qu'il est lui-même à l'origine de l'émission de la facture, c'est-à-dire qu'il a lui-même émis la facture ou que la facture a été émise par un tiers ou par le client (Autofacturation) agissant au nom et pour le compte du fournisseur, nonobstant le fait que la facture doit en toute hypothèse être enregistrée dans la comptabilité de ce dernier.

Par intégrité du contenu » de la facture, il faut entendre le fait que l'intégralité des mentions, obligatoires ou non. figurant sur la facture d'origine n'a pas été modifiée.

L'article 96 F de l'annexe Ill au CGI, l'article 96 F bis de l'annexe Ill au CGI et l'article 96 G de l'annexe Ill au CGI prévoient en effet que les factures sont conservées dans leur forme et contenu originels.

Par lisibilité de la facture, il faut entendre le fait que celle-ci puisse être lue sans difficulté par l'utilisateur et par l'administration, sur papier ou sur écran (BOI-TVA-DECLA-30-20-30-10 n° 100).

2. Liberté des assujettis quant aux modalités de sécurisation des factures

L'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité des factures doivent être assurées par l'émetteur et par le récepteur.

La méthode utilisée pour assurer aux factures émises leur authenticité, leur intégrité et leur lisibilité peut être différente entre l'émetteur et le récepteur. Ainsi, sauf exception prévue au n° 25, le destinataire d'une facture n'est pas lié par la méthode de sécurisation choisie par l'émetteur. Un assujetti peut ainsi sécuriser les factures reçues de son fournisseur de manière différente de ce dernier.

Plusieurs méthodes peuvent être utilisées de façon concomitante par chaque assujetti aux fins d'émission et/ou de réception de ses factures :

 

               soit pour la même facture ou le même flux de factures : un assujetti peut par exemple transmettre par EDI des factures qu'il signe électroniquement ;

               soit pour le même client : un assujetti peut sécuriser les factures émises en recourant à l'EDI conforme aux spécifications du CGI et émettre les avoirs sous forme papier, en les sécurisant au moyen de contrôles établissant une piste d'audit fiable ;

               soit pour des factures ou flux de factures différents : un assujetti peut par exemple recourir à la signature électronique pour la transmission de ses factures avec le client A, à l'EDI pour la transmission de ses factures avec le client B et à la transmission par courriel, accompagnée de contrôles établis­sant une piste d'audit fiable, pour la transmission de ses factures avec le client C

               soit pour les factures émises et reçues : un assujetti peut envoyer à ses clients des factures qu'il sécurise au moyen d'une signature électronique « qualifiée » et sécuriser les factures qu'il reçoit de ses fournisseurs par la mise en place de contrôles établissant une piste d'audit fiable (BOI-TVA-DECLA-30-20- 30-10 n° 1701.

En ce qui concerne les factures électroniques assorties d'une signature électronique, le destinataire de ces factures doit, conformément à l'article 96 F bis de l'annexe III au CGI, vérifier la signature électronique au moyen des données de vérification contenues dans le certificat électronique et s'assurer de l'authenticité et de la validité du certificat attaché à la signature électronique.

 

Il est en outre tenu de conserver la signature à laquelle sont liées les factures ainsi que le certificat électronique y attaché, dans les délais et conditions fixées par l'article L 102 B du LPF. Ainsi, si un assujetti sécurise les factures qu'il émet au moyen d'une signature électronique (quel que soit son format), le récepteur de ces mêmes factures doit conserver la signature et le certificat électronique qui y sont attachés afin de démontrer l'authenticité de leur origine, l'intégrité de leur contenu et leur lisibilité ( BOI-TVA-DECLA-30-20-30-10 n° 140).

 

II faut noter que la signature électronique (« qualifiée » ou non) apposée à la réception sur les factures reçues ne suffit pas à garantir l'authenticité de l'origine de ces factures et l'intégrité de leur contenu dans les conditions prévues au V de l'article 289 du CGI (BOI-TVA-DECLA-30-20-30-10 n° 1501.

 

3. Acceptation des factures électroniques

 

Aux termes du VI de l'article 289 du CGI, la transmission et la mise à disposition des factures électroniques sont soumises à l'acceptation du destinataire.

 

L'acceptation préalable du recours à la transmission des factures par voie électronique peut être matérialisée dans un document formel s'il en existe un. Ce document peut être, par exemple, un contrat d'interchange entre entreprises qui ont recours à la dématérialisation des factures ou un contrat de services avec un prestataire de facturation par voie électro­nique qui tient lieu d'acceptation, le contrat liant les parties.

 

L'acceptation peut également se faire de manière tacite, par exemple lorsque l'acquéreur ou le preneur traite ou acquitte la facture reçue ou, à défaut, par l'octroi au destinataire des factures d'un délai raisonnable pour exiger une facture papier (BOI-TVA-DECLA-30-20-30-10 n° 190).

 

4. Modalités de transmission et format des factures électroniques

 

L'émetteur d'une facture électronique est libre du choix du mode technique de transmission des factures électroniques, sous réserve de l'accord du destinataire.

Ainsi, les factures électroniques peuvent, par exemple, être transmises par courriel, en pièce jointe d'un courriel, par le biais d'un réseau sécurisé, dans le cadre d'un site internet sécurisé ou par l'utilisation d'un système EDI.

 

Ces différents modes de facturation électronique peuvent être mis en œuvre soit directement dans les services informatiques des partenaires à l'échange, soit par le biais de plateforme de service appartenant à des sociétés tierces. Dans ce second cas, le fournisseur donne mandat de facturation à la société tierce dès lors que c'est elle qui prépare l'original de la facture.

 

Par ailleurs, le choix du format du fichier des factures est libre et laissé à chaque assujetti. Toutefois, pour être considérée comme électronique, une facture doit respecter les conditions mentionnées précédemment

 

 

 

  1. B.   Factures sécurisées au moyen de contrôles établissant une piste d'audit fiable

 

 

Les factures papier et les factures électroniques relevant d'un moyen technique autre que la signature électronique qualifiée ou reconnue comme telle ou que l'échange de données informatisées (EDI) respectant toutes les normes du CGI doivent être garanties par des contrôles permettant d'établir une piste d'audit fiable entre la facture émise et l'opération qui en est le fondement afin de garantir l'authen­ticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité des factures.

 

Les contrôles établissant une piste d'audit fiable doivent notamment être mis en place :

 

               par les assujettis qui émettent et/ou reçoivent des factures papier :

               par les assujettis qui émettent et/ou reçoivent des factures électroniques transmises par tout autre procédé technique que ceux prévus aux 2° et 3° du VII de l'article 289 du CGI (par exemple : envoi des factures en pièce jointe de courriel ou mise à disposition par le biais d'un réseau sécurisé...) ;

               par les assujettis qui émettent et/ou reçoivent des factures électroniques au moyen d'une signature électronique (ou cachet serveur) ne remplissant pas les conditions prévues à l'article 96 F de l'annexe III au CGI ou non conforme au RGS de niveau deux ou trois étoiles (exemple : utilisation d'une signature électronique avancée au sens de l'article 2, point 2), de la directive I999/93/CE du 13 décembre 19991 ;

               par les assujettis qui émettent et/ou reçoivent des factures électroniques par l'utilisation de l'échange de données informatisé (EDI) ne respectant pas toutes les spécifications propres à ce système prévues au CGI (absence de fichier des partenaires et de liste récapitulative) ;

               par les assujettis qui émettent et/ou reçoivent des factures électroniques par l'utilisation de l'échange de données informatisé (EDI) ne respectant pas toutes les spécifications propres à ce système prévues au CGI et assorties d'une signature électronique (ou d'un cachet serveur) ne remplissant pas les conditions prévues à l'article 96 F de l'annexe III au CGI ou au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau deux ou trois étoiles.

 

Seuls les assujettis ayant recours à la signature électronique (ou cachet serveur) « qualifiée » ou admise par l'administration comme équivalente à une signature « qualifiée » ou à l'EDI respectant toutes les spécifications propres à ce système prévues au CGI, tels qu'ils sont définis aux BOl-TVA-DECLA­30-20-30-30 et BOI-TVA-DECLA-30-20-30-40, ne sont pas tenus de mettre en place des contrôles établissant une piste d'audit fiable entre les factures émises et reçues et la livraison de biens ou la prestation de services qui en est le fondement ( BOI-TVA­DECLA-30-20-30-20 n" 30 et 40).

 

II appartient à chaque assujetti de déterminer, en fonction de sa propre organisation, l'ampleur et les moyens des contrôles qu'il doit mettre en place pour garantir l'authen­ticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité des factures émises et reçues.

 

Pour plus d’information sur les modalités de contrôles veuillez nous consulter.

 

nObligation de conservation et de stockage des factures

 

L'administration actualise sa doctrine afin de prendre en compte les aménagements législatifs et réglementaires apportés en matière de conservation et de stockage des factures.

 

Les commentaires antérieurs étant, pour l'essentiel, inchangés, sous réserve bien entendu de l'intégration de la modification des textes, nous signalerons simplement ici les commentaires relatifs à la conservation des factures sécurisées par des contrôles établissant une piste d'audit fiable.

 

L'article 961 de l'annexe III au CGI prévoit que les factures sous forme papier ou électronique dont l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité sont assurées par des contrôles établissant une piste d'audit fiable ainsi que les éléments constitutifs de ces contrôles, doivent être conservées dans leur forme et contenu originels par l'entreprise émettrice des factures et par l'entreprise destinataire de ces factures, dans les conditions et dans les délais fixés par l'article L 102 B du LPF.

 

A cet égard, l'administration précise que le contenu des factures et des éléments constitutifs des contrôles ne doit pas être modifié pendant toute la durée de leur conservation, soit six ans.

 

L'obligation de conservation porte sur l'intégralité du message facture émis ou reçu, y compris les mentions non obligatoires. Elle porte également sur les éléments constitutifs des contrôles établissant une piste d'audit fiable. Lorsque ces derniers sont sous forme électronique, leur format informatique ne doit pas être modifié.

 

Par « forme originelle », il faut entendre le support sous lequel la facture a été créée, émise et reçue, qui peut être papier ou électronique.

Par « contenu originel », il faut entendre l'intégralité des mentions, obligatoires ou non, figurant sur la facture d'origine (BOI-CF-COM-10-10-30-10           1701.

 

Signalons également que la doctrine relative au cas particulier du double original des factures de ventes créées sous forme informatique et transmises sur support papier est reprise sans modification notable sous BOI-CF-10-10-30-20.

 

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