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Contrôle fiscal et FEC - Fichiers des écritures comptables (2)

Le 28 mai 2014

Présentation de la comptabilité par la remise d'une copie des fichiers des écritures comptables 18/2/2014  BOI-CF-IOR-60-40-10 Le I de l'article L. 47 A du livre des ...

Présentation de la comptabilité par la remise d'une copie des fichiers des écritures comptables 18/2/2014

 BOI-CF-IOR-60-40-10

Le I de l'article L. 47 A du livre des procédures fiscales (LPF), dans sa rédaction issue de l'article 14 de la loi n° 2012-1510 du 29 décembre 2012 de finances rectificative pour 2012, prévoit que le contribuable satisfait à son obligation de représentation de sa comptabilité en remettant une copie des fichiers des écritures comptables sous forme dématérialisée répondant aux normes fixées par l'article A. 47 A-1 du LPF.

Cette modalité de représentation de la comptabilité générale ne crée pas d'obligation supplémentaire pour le contribuable qui doit déjà, en application de l'article L. 102 B du LPF, conserver ces éléments sous forme dématérialisée.

Cette disposition était facultative pour le contribuable jusqu'au 1er janvier 2014.

Elle devient obligatoire pour les contrôles pour lesquels l'avis de vérification est adressé à compter du 1er janvier 2014, pour tous les contribuables soumis par le code général des impôts (CGI) à l'obligation de tenir et de présenter des documents comptables.

Sont ainsi concernés les contribuables imposés à l'impôt sur les sociétés et à l'impôt sur le revenu dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), des bénéfices non commerciaux (BNC) et des bénéfices agricoles (BA) selon un régime réel.

A compter du 1er janvier 2014, lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, le contribuable satisfait à l'obligation de représentation des documents comptables en remettant, au début des opérations de contrôle, une copie des fichiers des écritures comptables.

Les opérations qui peuvent être réalisées par l'administration sur les copies de fichiers sont limitées à des tris, des classements et tous calculs.

Cette mesure vise à faciliter la phase de prise de connaissance de la comptabilité et de réalisation des contrôles de cohérence entre les déclarations souscrites et la comptabilité présentée ce qui peut alléger le temps de présence du vérificateur dans l'entreprise.

Cette situation reste sans incidence sur les garanties offertes au contribuable et ne modifie en rien les conditions du déroulement habituel de la vérification sur place.

I. Champ d'application de la procédure de remise de la copie des fichiers des écritures comptables

A. Contribuables concernés

1. Principe

Le I de l'article L. 47 A du LPF, dans sa rédaction issue de l'article 14 de la loi n° 2012-1510 du 29 décembre 2012 de finances rectificative pour 2012, s'applique aux contribuables :

-  tenant leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés ;

- soumis par le code général des impôts (CGI) à l'obligation de tenir et de présenter des documents comptables ;

- et qui font l'objet d'une vérification de comptabilité.

2. Cas particulier des succursales de sociétés

D'un point de vue juridique, les succursales étrangères d’une entreprise française ne bénéficient pas de la personnalité morale et restent un simple prolongement de cette entreprise française. Le résultat comptable de celle-ci inclut en conséquence les résultats de ses succursales étrangères.

Il est conseillé de reporter sur ce point au BOFIP.

B. Données informatiques concernées

Jusqu'au 1er janvier 2014, le champ d'application du I de l'article L. 47 A du LPF concerne les écritures comptables définies aux articles 420-1 et suivants du PCG des contribuables soumis à  l'obligation de présenter les documents comptables mentionnés au premier alinéa de l'article 54 du CGI.

Au sens des dispositions précitées du PCG, le fichier des écritures comptables regroupe l'ensemble des enregistrements informatiques qui constituent les écritures comptables de la comptabilité générale.

L'enregistrement comptable informatique se définit comme une partie d'une écriture comptable comportant plusieurs données reliées logiquement entre elles précisant pour un seul montant, sa date de valeur, son origine, son compte d'affectation, son débit et son crédit et ses références à la pièce justificative.

Pour les contrôles pour lesquels l'avis de vérification est adressé à compter du 1er janvier 2014, le champ d'application du I de l'article L. 47 A du LPF, s'étend aux fichiers des écritures comptables de tout contribuable soumis par le CGI à l'obligation de tenir et de présenter des documents comptables autres que ceux mentionnés au premier alinéa de l'article 54 du CGI. Les contribuables imposés dans la catégorie des bénéfices non commerciaux (BNC) et des bénéfices agricoles (BA) sont donc désormais concernés par cette obligation.

Les fichiers informatiques contenant les pièces justificatives (facturation, recettes, etc.) ne sont pas concernés par cette mesure.

C. Périodes concernées

L’obligation de présenter la comptabilité sous forme dématérialisée s’applique aux contrôles pour lesquels un avis de vérification est adressé à compter du 1er janvier 2014.

1. Contrôle des déficits antérieurs reportables

Il est rappelé que l’administration est fondée à remettre en cause le déficit d’un exercice atteint par la prescription lorsque ce déficit, reporté sur les années suivantes, a influencé les résultats d’exercices non prescrits.

Elle peut, en outre, vérifier les exercices qui suivent l'exercice déficitaire, même bénéficiaires et couverts par la prescription, dès lors que le déficit résiduel considéré par l'entreprise comme un élément de la détermination du bénéfice imposable de l'exercice vérifié et non prescrit, est le résultat de la différence entre le déficit initial et d'éventuels résultats bénéficiaires réalisés dans l'intervalle et qui ne l'ont pas totalement absorbé (BOI-CF-PGR-10-20 au I-D-1 § 190).

En cas d’exercices déficitaires antérieurs au premier exercice clos visé par l'avis de vérification, un fichier des écritures comptables doit être produit, en application des dispositions combinées de l'article L. 47 A du LPF et de l'article L. 102 B du LPF, dès lors que :

- le contribuable vérifié tenait sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés au titre des exercices concernés ;

- la comptabilité dématérialisée est conservée sous cette même forme à la date de la vérification.

Ces deux conditions sont cumulatives.

S'agissant du format applicable à ces fichiers des écritures comptables, il convient de se reporter au BOI-CF-IOR-60-40-20.

2. Extension de la période de contrôle après la clôture du dernier exercice

Lorsque l’avis de vérification prévoit que la période vérifiée est étendue en matière d'un impôt ou d'une taxe autre que l'impôt sur le bénéfice et dont la date légale de dépôt est expirée, le contribuable a l’obligation de présenter ses documents comptables obligatoires relatifs à cette période sous forme dématérialisée, quand bien même l’exercice n’est pas clos.

II. Modalités de mise en œuvre de la procédure de remise de la copie des fichiers des écritures comptables

A. Modalités de remise de la copie des fichiers

1. Format de la copie des fichiers

La copie des fichiers des écritures comptables remise à l'administration doit répondre aux normes prévues à l'article A. 47 A-1 du LPF.

L'arrêté du 29 juillet 2013 a modifié les dispositions de l'article A. 47 A-1 du LPF et a défini un "format standard" aux VI à XIV de cet article.

Ces normes du "format standard" définissent les types de fichier, mentions, enregistrements et codages des informations. Elles sont obligatoires à compter de l'exercice clos en 2013. Ces normes sont facultatives pour les exercices antérieurs à l'exercice clos en 2013.

Si le contribuable n'applique pas les normes du "format standard" aux exercices antérieurs à l'exercice clos en 2013, les normes applicables avant l'adoption de la loi n° 2012-1510 du 29 décembre 2012 de finances rectificative pour 2012, reprises aux I à V de l'article A. 47 A-1 du LPF, doivent être respectées par les fichiers afférents à ces exercices.

2. Support de remise de la copie des fichiers

La copie des fichiers est remise selon les modalités définies en accord avec le vérificateur.

Tous les supports sont envisageables, qu'ils soient physiques ou électroniques (CD, DVD, clé USB, disque dur externe, serveur sécurisé de la DGFiP, etc.).

Quelle que soit la modalité de remise des fichiers, ces derniers devront être conformes aux normes fixées par l'article A. 47 A-1 du LPF.

B. Moment de la remise de la copie des fichiers

Conformément au I de l'article L. 47 A du LPF, dans sa rédaction issue de l'article 14 de la loi n° 2012-1510 du 29 décembre 2012 de finances rectificative pour 2012, les copies des fichiers des écritures comptables doivent être remises à l'administration lors de la première intervention sur place.

Toutefois, pour les contrôles engagés au cours de l'année 2014, les copies des fichiers des écritures comptables pourront être remises au plus tard lors de la deuxième intervention sur place.

Dès la réception de l'avis de vérification, le contribuable est informé du fait que la présentation de sa comptabilité dématérialisée doit être réalisée sous cette forme.

C. Formalisation de la remise de la copie des fichiers des écritures comptables

La remise ou l'absence de remise de la copie des fichiers ainsi que la remise de copies de fichiers non conformes aux normes prévues à l'article A. 47 A-1 du LPF sont formalisées par écrit sur un document remis par le vérificateur et contre-signé par le contribuable.

D. Opérations simples que peut réaliser l'administration

Le vérificateur peut, sans formalisme et sans recourir au dispositif prévu au II de l'article L. 47 A du LPF, effectuer sur les fichiers des écritures comptables des opérations simples, à savoir des tris, classements ainsi que tous calculs (somme, multiplication, etc.) qui lui permettent de s'assurer de la concordance des documents comptables avec les déclarations fiscales déposées par le contribuable (LPF, art. L. 47 A, I).

E. Délai sur place : suspension du délai de trois mois

1. Portée de la mesure

L'article L. 52 du LPF limite les opérations de contrôle sur place à une période ne pouvant excéder trois mois pour :

- les entreprises industrielles et commerciales ou les contribuables se livrant à une activité non commerciale dont le chiffre d'affaires ou le montant annuel des recettes brutes n'excède pas les limites prévues au I de l'article 302 septies A du CGI ;

- les contribuables se livrant à une activité agricole lorsque le montant n'excède pas la limite prévue au b du II de l'article 69 du CGI.

Pour les contrôles pour lesquels un avis de vérification est adressé à compter du 1er janvier 2014, en cas de mise en œuvre du I de l'article L. 47 A du LPF et conformément au premier alinéa du III de l'article L. 52 du LPF, dans sa rédaction issue de l'article 14 de la loi n° 2012-1510, le délai de trois mois prévu au I de ce même article, est suspendu jusqu'à la remise de la copie des fichiers des écritures comptables conformes aux normes définies par l'article A. 47 A-1 du LPF.

Cette mesure vise à neutraliser le délai parfois nécessaire aux entreprises à la remise d'une copie des fichiers des écritures comptables conformes aux normes prévues par l'article A. 47 A-1 du LPF. Elle permet à l'administration de bénéficier de la durée de trois mois effective pour réaliser la vérification sur place des entreprises visées au I de l'article L. 52 du LPF.

2. Modalités de calcul du délai de prorogation

Le délai de trois mois prévu par l'article L. 52 du LPF, a pour point de départ le jour de la première intervention sur place de l'agent vérificateur tel qu'il est, en principe, indiqué sur l'avis de vérification adressé au contribuable.

Lors de la mise en œuvre du I de l'article L. 47 A du LPF, le délai de trois mois est suspendu jusqu'à la remise effective des fichiers des écritures comptables, ces derniers devant être conformes aux normes définies par l'article A. 47 A-1 du LPF.

Ainsi, le délai de trois mois ne commence à courir qu'à la date du jour de la remise effective des fichiers conformes. La date de remise est formalisée sur un imprimé remis par le vérificateur et contresigné par le contribuable.

La remise effective des fichiers des écritures comptables correspond à la remise des fichiers relatifs à l'ensemble des exercices vérifiés. Ainsi, le délai de trois mois ne commence à courir que lorsque l'ensemble des fichiers des écritures comptables relatifs aux exercices vérifiés ont été remis et sont conformes.

Lorsque les copies des fichiers des écritures comptables ne sont pas remises ou lorsque les copies des fichiers remises ne sont pas conformes aux normes prévues à l'article A. 47 A-1 du LPF, le délai de trois mois prévu au I de l'article L. 52 du LPF, ne s'applique pas.

Dès lors que la copie des fichiers des écritures comptables n'est pas remise ou qu'elle est remise mais non conforme, le délai de trois mois ne peut en effet commencer à courir.

Par ailleurs, l'absence de remise de la copie d'un fichier des écritures comptables ou la remise d'un fichier des écritures comptables non conforme pour un seul des exercices visés par l'avis de vérification entraîne la non application du délai de trois mois.

La comptabilité étant tenue au moyen d'un système informatisé, il remet, lors de la première intervention sur place, le fichier des écritures comptables relatif aux exercices clos en N et N-1. Il ne remet pas le fichier correspondant à l'exercice N-2.

F. Destruction des copies transmises

Pour les contrôles engagés par l'envoi d'un avis de vérification avant le 1er janvier 2014, l'administration doit restituer au contribuable, avant la mise en recouvrement ou après l'envoi d'un avis d'absence de rectification, les copies des fichiers transmis et n'en conserver aucun double.

La restitution des copies de fichiers s'effectue  selon des modalités spécifiques Il est conseillé de se reporter au BOFIP sur ce point

Pour les contrôles pour lesquels l'avis de vérification est adressé à compter du 1er janvier 2014, l'administration procède à la destruction des copies des fichiers des écritures comptables avant la mise en recouvrement ou après l'envoi d'un avis d'absence de rectification.

III. Sanction du non-respect des dispositions du I de l'article L. 47 A du LPF

A. Amende prévue à l’article 1729 D du CGI

Voir Bofip pour plus d’explications

B. Procédure d’évaluation d’office 

Voir Bofip pour plus d’explications

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